Come ottimizzare la gestione archivi
La gestione e la conservazione del patrimonio documentale, pur non essendo il core-business di una azienda, rappresenta, in un panorama legislativo in cui la conservazione è indispensabile, una fonte di spese e di attività che, se non gestite, possono generare inefficienze.
GGnet ha come obiettivo della propria attività l’ottimizzazione dei processi documentali delle Aziende.
Gestione dell'archivio Aziendale
Ggnet progetta e realizza, nella propria sede a Milano o presso il cliente, soluzioni personalizzate di Gestione Archivi (cartacei o digitali), gestione documentale, archiviazione e conservazione di supporti back-up.
Siamo attivi da oltre 10 anni nel settore della Gestione Archivi; grazie a questa esperienza possiede oggi il know-how per sviluppare progetti completi di riorganizzazione e gestione del sistema archivio del committente. Nei quali, definito lo scenario complessivo, si procede ad individuare le possibili aree di intervento. Alcuni esempi:
- Revisione o elaborazione ex novo dei sistemi di catalogazione
- Interventi sulle procedure di archiviazione, operando sulla riorganizzazione dei flussi documentali
- Razionalizzazione della Conservazione dei complessi documentali, in locali GGnet o presso terzi
Gestione archivio aziendale in Outsourcing
In modalità di Outsourcing, il servizio si sviluppa attraverso fasi operative dalle quali scaturisce una gestione ottimizzata dell'archivio:
- Analisi delle problematiche esistenti e predisposizione del Prospetto tecnico-economico di gestione
- Questa fase comprende l’analisi delle esigenze operative del cliente, la sua logica di archiviazione e le necessità di consultazione, definendo un modello operativo e l’architettura tecnologica idonee alla conservazione e la consultazione fisica, ottica, on-line dei documenti
- Presa in carico dell'archivio
- Il materiale documentale, ordinato e inscatolato, viene sottoposto a schedatura ed a indicizzazione. Tutta l’operatività può essere gestita o in sede propria o presso gli uffici del cliente. Ogni Unità di archiviazione (Uda) prevede la sua associazione a delle coordinate logistiche, che identificano la sua locazione fisica. Tutte le informazioni sono codificate ed associate ad un barcode identificativo
- Consultazione dell’archivio
- La consultazione può essere effettuata attraverso tre modalità di richiesta:
- per contenitore
- per pratica
- per singolo documento
Servizio Gestione Archivio On-Site
In modalità on site, il servizio prevede la possibilità di catalogare la documentazione presente nella sede del Cliente e la mappatura degli ambienti destinati all’archiviazione. Ad ogni utente autorizzato alla consultazione viene assegnato un badge di riconoscimento per garantire la tracciabilità in tempo reale la posizione del documento, nei locali archivio o presso una determinata postazione, essendo l’utente stesso identificato come “luogo”.
Contattateci con fiducia
Al Telefono tel. 02.49479307 lun-ven / 09.00-17.30, per E-mail a servizio.clienti oppure con Richiesta di Preventivo Online, saremo lieti di fornirvi tutte le informazioni e un preventivo dettagliato e gratuito per la gestione dell'Archivio Aziendale.