INVENTARIO CESPITI
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Cos’è l’inventario dei cespiti ?

L’inventario dei cespiti consiste nell’individuazione ed etichettatura di ogni bene, registrando informazioni di carattere localizzativo e descrittivo, nonché rilevamenti fotografici.

L’attività di inventario e gestione cespiti è finalizzata a garantire la reale conoscenza circa la distribuzione e la classificazione di tutti i beni aziendali, così che un’azienda possa avere una puntuale ricognizione dei propri asset.

A cosa serve l’inventario dei cespiti ?

L’inventario cespiti è un’operazione necessaria per qualsiasi azienda privata o amministrazione pubblica ai fini degli obblighi di legge (come richiesto dal D. Lgs. 231/01).

E’ particolarmente utile ai fini organizzativi e costituisce la base per una corretta rilevazione dei cespiti.

Permette di semplificare la gestione la gestione dei beni e la tenuta del libro cespiti.

Assicura il rispetto delle normative vigenti fiscali e il lavoro degli organi di controllo societari interni ed esterni.

Come si fà l’inventario dei cespiti ?

Fase 1 – Analisi del libro cespiti

La valutazione consiste nell’analisi del libro cespiti fornito dal Cliente.
Vengono prese in esame le singole righe per identificare correttamente la descrizione dell’asset.
In questo modo sarà possibile individuare i beni, le posizioni contabili e le categorie fiscali che dovranno essere censite.

I risultati di tale analisi verranno condivisi con il Cliente per risolvere eventuali discordanze

Fase 2 – Sviluppo del progetto

Verranno calendarizzati incontri tra le parti al fine di definire gli impegni che ogni parte sarà tenuta a rispettare per un corretto svolgimento dell’attività: orari di svolgimento, accesso ai siti, indicazione dei referenti, fornitura libro cespiti e planimetrie.

Verranno inoltre definite le tipologie dei beni da censire, le modalità di restituzione dei dati elaborati, la tipologia di etichette da utilizzare.

Si procederà con la condivisione del piano d’intervento e con la stesura di un verbale di riunione che dovrà essere controfirmato dalle parti.

Ad ogni incontro verrà rilasciata anche la reportistica delle attività svolte nonché dei risultati ottenuti.

Conseguentemente alle decisioni prese durante gli incontri verranno predisposte le attività operative, con particolare attenzione alla strutturazione del database, all’individuazione delle specifiche attrezzature necessarie nonché alla stampa delle etichette.

Fase 3 – Censimento etichettatura

L’attività di censimento verrà svolta puntualmente rispettando le seguenti fasi:

  • Applicazione delle etichette numerate progressivamente su ogni singolo cespite;
  • Rilevamento delle seguenti informazioni dell’asset: codice etichetta, descrizione, allocazione (ufficio di riferimento);
  • Trascrizione delle informazioni nel database.
Al fine di garantire un alto livello di efficienza e qualità del risultato finale, verranno effettuate, durante tutto il periodo dell’attività, varie tipologie di check:

  • Quotidianamente (il giorno successivo all’attività) viene verificata la congruità delle informazione trascritte;
  • Settimanalmente o mensilmente, a seconda della durata del progetto, vengono effettuate delle puntuali verifiche sui progressi dello stato avanzamento lavori e sull’esatta corrispondenza tra le informazioni riportate sul database e la realtà fisica, in modo da poter procedere alla correzione in caso di anomalie.
  • Periodicamente vengono effettuati dei controlli qualità su un campione limitato di assets censiti.

Il termine lavori prevede la consegna di un database contenente tutte le informazioni acquisite, il puntuale numero degli assets censiti e le righe delle singole registrazioni degli assets ove possibile riconciliati.

Per le righe non riconciliabili verranno fornite al cliente le informazioni necessarie per effettuare le opportune verifiche del libro cespiti

Si intende riconciliato il rilevamento della esatta corrispondenza descrittiva tra le informazioni presenti nel database da noi creato ed il libro cespiti del Cliente.

Dal database generato risulteranno anche gli assets in cui non è stata possibile la diretta riconciliazione. Più specificatamente si otterranno 3 tipologie di risultati:

  • Beni presenti nel libro cespiti che corrispondono puntualmente a quelli censiti
  • Beni presenti nel libro cespiti privi di corrispondenza con censimento
  • Beni censiti privi di corrispondenza con il libro cespiti 

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